Studieninhalte
Im Rahmen dieser Studie wurden zunächst 36 Experteninterviews durchgeführt. Bei den Experten handelte es sich um PMO-Leiter (55,56%), Leiter von PMO-Unterbereichen wie dem Projektportfoliomanagement (8,33%), sonstige PMO-Mitarbeiter (19,44%), Programmleiter (2,78%), PMOBerater (11,11%) sowie Projektmanagementberater (2,78%) aus dem deutschsprachigen Raum.
Die befragten Personen aus PMOs sind in Unternehmen verschiedenster Branchen und Größenordnungen beschäftigt. In diesen PMOs waren jeweils bis zu 15 Mitarbeiter tätig.
Ziel dieser Experteninterviews, die im November und Dezember 2009 stattfanden, war die Identifikation aller Aspekte, die in Zusammenhang mit dem Wertbeitrag von PMOs von Bedeutung sind. Grundsätzlich stehen einem PMO zwei Möglichkeiten zur Erzielung eines Wertbeitrags zur Verfügung: (1) durch die Steigerung der Effektivität des Projektgeschäfts sowie (2) durch die Steigerung der Effizienz des Projektgeschäfts. Nach Ansicht der befragten Experten kann ein PMO diese beiden Ziele durch verschiedene Aktivitäten erreichen.
Eine Steigerung der Effektivität kann nach Ansicht der befragten Experten insbesondere durch die Ausrichtung der Projekte auf die strategischen Unternehmensziele bzw. die Gewährleistung eines Abstimmungsprozesses zwischen den Unternehmenszielen und den Projektvorhaben erreicht werden.
Daneben wirkt sich auch die Bereitstellung von qualitativen Informationen über die Projektlandschaft sowie die Projektinterdependenzen an die Unternehmensleitung vorteilhaft auf die Effektivität aus.
Bezüglich der Effizienz des Projektgeschäfts wurden von einem Großteil der befragten Experten die
systematische Ausschöpfung von Synergiepotentialen sowie eine engpassorientierte Zuteilung von
Projektressourcen als bedeutende Wertbeiträge erachtet. Daneben sind aus Sicht der Befragten auch die Dienstleistungen eines PMOs zur operativen Unterstützung des Projektgeschäfts, wie z.B. die Entlastung von Projektleitern von bestimmten Tätigkeiten, bedeutend für eine Steigerung der Effizienz. Diese Form des Wertbeitrags kann von einem PMO zusätzlich durch die Bereitstellung von projektmanagementbezogenen Standards/Prozessen, Methodenwissen, Qualifizierungsmaßnahmen sowie von angemessenen IT-Tools zur Unterstützung des Projektmanagements gesteigert werden.
Nach Ansicht der Experten sind verschiedene Erfolgsfaktoren für einen wertschaffenden PMO-Einsatz zu berücksichtigen. Die Unterstützung und das Commitment vom Top-Management wurden in diesem Zusammenhang am häufigsten genannt. Ebenso bedeutend erscheint das Vorhandensein bzw. der Aufbau von methodischer Kompetenz im Bereich des Projekt- und Programmanagements sowie einer ausgeprägten Projektmanagementkultur im Unternehmen.
Zudem sind schon bei der Einrichtung eines PMOs die organisatorische Ebene, auf der das PMO angesiedelt wird, die Bereitstellung ausreichender Zeit und Ressourcen für die Einrichtung sowie eine frühzeitige Einbindung aller Stakeholder als Erfolgsfaktoren für den späteren Wertbeitrag des PMOs zu beachten.
Mit Hilfe der 36 Experteninterviews konnten darüber hinaus verschiedenste weitere Aspekte ermittelt werden, die in Zusammenhang mit der Wertbeitragsdiskussion von PMOs bedeutend sind.
Europaweite Onlinebefragung von Unternehmen
Auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse wurde ein umfassender Fragenkatalog entwickelt, der alle relevanten Aspekte für eine Untersuchung des Wertbeitrags von PMOs berücksichtigt.
Mit diesem Fragekatalog wird in einer europaweiten Onlinebefragung von mehreren hundert Unternehmen ermittelt, durch welche Aktivitäten PMOs bereits heutzutage einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten und wie sie diesen berechnen. Dabei wird auch analysiert, wie sich die Aspekte des Wertbeitrags in Unternehmen verschiedenster Branchen und Größenordnungen voneinander unterscheiden. Zudem sollen Best-Practices für PMOs identifiziert werden, die sich zur Erzielung eines möglichst hohen Wertbeitrags eignen.
